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Das papierlose Büro mit dem ERP-System realisieren

Wie Sie durch die Einführung eines ERP-Systems Prozesse digitalisieren und verschlanken und dadurch Papier wie auch bares Geld sparen können.  

Die Digitalisierung ist branchenübergreifend in vollem Gange. Im betrieblichen Kontext spielen dabei Softwarelösungen, welche die eigenen Prozesse vollumfänglich abdecken können, eine essenzielle Rolle. Im Zentrum des digitalen Wandels stehen dabei häufig ERP-Systeme. Im Folgenden wollen wir daher einmal einen näheren Blick auf das ERP werfen und aufzeigen, wie Betriebe durch die Nutzung einer geeigneten Lösung Papier wie auch bares Geld einsparen können. Dazu muss jedoch zunächst die folgende Frage beantwortet werden: Was sind ERP-Systeme eigentlich? 

Was sind ERP-Systeme? 

Die Abkürzung „ERP“ bezieht sich auf das Enterprise Resource Planning – zu Deutsch die Geschäftsressourcenplanung. Hierbei handelt es sich um die fundamentale Aufgabe eines jeden Unternehmens, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen (Zeit, finanzielle Mittel, Lagerplatz, Personal, etc.) möglichst zielführend und effizient einzusetzen. Zur Realisierung dieser Aufgabe kommen heutzutage zumeist ERP-Systeme zum Einsatz, welche umgangssprachlich häufig auch als Warenwirtschaftssysteme bezeichnet werden – obgleich der Funktionsumfang eines modernen ERP-Systems weit über den einen einfachen Warenwirtschaftssystems hinausgeht. Im Wesentlichen kann eine ERP-Software die folgenden Aufgabenbereiche abdecken: 

  • Business Intelligence (BI), 

  • Customer Relationship Management (CRM), 

  • Dokumentenmanagement (DMS), 

  • Finanzen, 

  • Globale Geschäftsführung (GBM), 

  • Personalmanagement (HRM), 

  • Produktion, 

  • Projektmanagement, 

  • Supply Chain Management (SCM), 

  • Lagerverwaltung (WMS) und 

  • Arbeitsabläufe. 

Nicht jedes System umfasst dabei zwangsläufig Funktionen aus all diesen Bereichen. Bei der Softwareauswahl geht es vor allem darum, ein System zu finden, welches die eigenen Geschäftsprozesse vollumfänglich digital darstellen kann. 

Dokumentenmanagement und papierloses Büro 

Funktionen aus dem Bereich des Dokumentenmanagements können von einer ERP-Software abgedeckt werden. Auch ist es möglich, ein gesondertes System (DMS) zu nutzen. In diesen Fällen sollte sichergestellt werden, dass ein nahtloser Informationsaustausch zwischen ERP und DMS gewährleistet ist, damit keine doppelte Datenpflege betrieben werden muss und alle wichtigen Informationen an allen Stellen im Unternehmen verfügbar sind. In Zusammenhang mit der Digitalisierung im Dokumentenmanagement ist häufig vom papierlosen Büro die Rede. Hierbei geht es darum, das Aufkommen von analogen Dokumenten zu reduzieren und stattdessen auf eine digitale Dokumentenverwaltung zurückzugreifen. Um dies zu ermöglichen, müssen häufig zahlreiche analoge Dokumente zunächst einmal digitalisiert werden. 

Vorteile des papierlosen Büros 

Doch der Aufwand lohnt sich: mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems können Unternehmen ihre Dokumentenströme weitreichend rationalisieren und so sowohl Zeit als auch finanzielle Mittel einsparen. Nicht zuletzt lohnt sich eine Umstellung aufs papierlose Büro auch für den Umweltschutz und somit das Image des eigenen Betriebes.  Die Digitalisierung analoger Dokumente erfolgt dann zumeist mithilfe spezialisierter Scanner, die beim Einscannen des Dokumentes nicht nur ein Abbild dessen erstellen, sondern auch die darin enthaltenen Informationen auslesen können. So ist es Unternehmen möglich, auch bei nachträglich digitalisierten Dokumenten innerhalb des DMS Funktionen wie eine Volltextsuche zu nutzen. Auch lassen sich Dokumente entsprechend indexieren und sind quasi auf Knopfdruck auffindbar. Ein langes suchen in verstaubten Ordnern gehört somit der Vergangenheit an. 

Ein Blick auf SKIT und Sage 100

Sage-Produkte zählen zu den bekannteren ERP-Systemen am Markt. Als etablierter Softwarekonzern stützt sich Sage auf ein breites Netzwerk von Vertriebspartnern. Dazu zählt auch die SKIT GmbH, von welcher Unternehmen die branchenneutrale ERP-Lösung Sage 100 beziehen können.